เอกสารเพื่อการส่งออก

เอกสารเพื่อการส่งออก (EXPORT DOCUMENT) สำหรับการขนส่งทางทะเล

วัตถุประสงค์ใหญ่ของเอกสารเพื่อการส่งออก เพียงจัดให้มีรายละเอียดที่สมบูรณ์ของสินค้าเพื่อการผ่านขั้นตอนศุลกากรได้ถูกต้องรวดเร็ว นอกจากนั้นเอกสารยังทำหน้าที่ในการขนส่ง การชำระเงินและพิธีการทางเครดิต การประกันภัย และการเรียกร้องค่าเสียหายของสินค้าอีกด้วย
ในครั้งนี้จะแนะนำถึงเอกสารซึ่งใช้กับการขนส่งทางทะเล ที่ผู้ส่งออกควรทราบตามลำดับดังนี้
1. BILL OF EXCHANGE (ตั๋วและเงินหรือดราฟท์)
เป็นตราสารที่ผู้รับประโยชน์ (ผู้ส่งออก) เป็นผู้ส่งขายตั๋วแลกเงินคือตราสารที่เปลี่ยนมือได้ชนิดหนึ่ง มีคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรโดยปราศจากเงื่อนไข ออกโดยบุคคลหนึ่งเรียกว่าผู้สั่งจ่าย (DRAWEE) จ่ายเงินให้บุคคลที่สามเมื่อครบกำหนดเวลาเป็นจำนวนเงินที่แน่นอน หรือจ่ายตามคำสั่งของบุคคลที่สามนั้น
2. EXPORT LICENCE (ใบอนุญาตส่งออก)
ตามปกติแล้วสินค้าที่ต้องขอใบอนุญาตส่งออกมักจะเป็นสินค้าจำพวกวัตถุดิบเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ที่มีการขาดแคลน สินค้าที่ใช้ทางการทหาร หรือในบางครั้งการกำหนดให้มีการขอใบอนุญาตส่งออกถ้าเป็นผลมาจากนโยบายการเมืองระหว่างประเทศ เช่น การลงโทษทางเศรษฐกิจต่อประเทศใดประเทศหนึ่งเป็นต้น
3. CERTIFICATE OF ORIGIN (C/O) (ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า)
วัตถุประสงค์หลักของเอกสารนี้คือ การเรียกร้องสิทธิพิเศษทางภาษีสินค้าในประเทศที่นำเข้าหมายถึงการส่งออกสินค้าจากประเทศกำลังพัฒนา รวมทั้งประเทศไทย ไปยังประเทศที่ให้สิทธิพิเศษทางศุลกากรหรือเรียกว่า จี.เอส.พี (GSP) นั้น เอกสารนี้ จะเป็นเครื่องแสดงถึงแหล่งกำเนิดสินค้าของประเทศผู้ส่งออกเพื่อให้ประเทศนำเข้ายอมรับและให้สิทธิพิเศษดังกล่าว นอกจากนี้ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้านี้จะใช้สำหรับการพิสูจน์ด้วยว่าสินค้านั้นไม่ขัดต่อกฎเกณฑ์การนำเข้าของประเทศนั้น ๆ ด้วย
ฉะนั้นการออกใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า หรือ c/o จะสามารถกระทำได้ 2 ลักษณะคือ
- การรับรองเพื่อใช้สิทธิพิเศษทาง ศุลกากรจะต้องรับรองโดยส่วนราชการผู้รับผิดชอบในเอกสารนี้ คือ กรมการค้าต่างประเทศ กระทรวงพาณิชย์
- การรับรองเพื่อการค้าขายทั่วไปหรือเมื่อลูกค้าต้องการ สามารถออกใบรับรองได้โดยสภาหอการค้าเพื่อรับรองต้นกำเนิดของสินค้านั้น
4. CERTIFICATE OF VALUE (ใบรับรองมูลค่าสินค้า)
บางครั้งมูลค่าสินค้าที่แสดงในใบกำกับสินค้า (INVOICE) อาจต้องได้รับการยืนยันโดยใบรับรองมูลค่าสินค้า ซึ่งต้องมีลายเซ็นของผู้ส่งออกกำกับอยู่ด้วย โดยระบุความจริงทางราคาอย่างชัดเจน หรือไม่ทำให้เข้าใจเป็นอย่างอื่น ระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขายได้เลยในเรื่องราคาซื้อซึ่งการระบุเช่นนี้จะปรากฎใน Consular Invoice เช่นเดียวกัน
5. CERTIFICATE OF WEIGHT (ใบรับรองน้ำหนักของสินค้า)
เป็นเอกสารแสดงน้ำหนักของสินค้าทั้งจำนวน อาจจะออกโดยบริษัทหรือ สำนักงานตรวจสอบมาตรฐานสินค้าหรือส่วนราชการ ใบรับรองนี้อาจระบุโดยผู้ส่งออกได้ เว้นแต่เลตเตอร์ออฟเครดิตจะระบุเป็นอย่างอื่น
ใบรับรองแสดงน้ำหนักของสินค้า ต้องรับรองน้ำหนักของสินค้าตามที่ระบุในใบกำกับสินค้าและจะต้องไม่ขัดกับเอกสารอื่น ๆ ตามที่เลตเตอร์ออฟเครดิตระบุไว้
6. CERTIFICATE OF INSPECTION ( ใบรับรองการตรวจสอบ )
ผู้ซื้อบางรายต้องการใบรับรองการตรวจสอบ เพื่อแน่ใจว่าสินค้าที่สั่งซื้อนั้นเป็นไปตามมาตราฐานผู้ส่งออกต้องจัดการเรื่องเหล่นี้ให้ลูกค้าของตนเอง
7. CERTIFICATE OF HEALTH หนังสือรับรองคุณภาพและอนามัย
การส่งออกสินค้าประเภทอาหารและผลิตผลทางการเกษตร ประเทศผู้ซื้อสินค้าส่วนใหญ่จะมีข้อกำหนดที่เข้มงวดเกี่ยวกับสิ่งปนเปื้อนทั้งทางเคมีและทางจุลชีวะตลอดจนซากสัตว์สิ่งสกปรกและสารพิษต่าง ๆ ทั้งนี้จะมีการตรวจวิเคราะห์อยู่เป็นประจำ สินค้าซึ่งมีการปริมาณสิ่งเจือปนดังกล่าวสูงกว่ากำหนดอาจถูกกันหรือห้ามเข้า ดังนั้น การส่งออกสินค้าอาหารและผลิตภัณฑ์ทางเกษตรจึงต้องมีหนังสือคุณภาพและอนามัยแสดงให้ทราบถึงความปลอดภัยในการบริโภคไปด้วย จึงจะอนุญาตให้นำเข้า
การส่งออกสินค้าของไทยที่ต้องมีใบรับรองคุณภาพ จึงมีหน่วยงานของรัฐที่ให้บริการตรวจสอบคุณภาพหลายหน่วยงานด้วยกัน อาทิ กรมวิทยาศาสตร์การแพทย์ กระทรวงสาธารณสุข เป็นหน่วยงานที่การตรวจสอบคุณภาพและออกหนังสือรับรองให้แก่ผู้ส่งออกมานานและเป็นที่รู้จักทั่วไป การขอรับรองหนังสือรับรองประเภทต่าง ๆ ต้องยื่นคำร้องแจ้งความจำนงขอรับหนังสือรับรองคุณภาพอาหารเพื่อส่งไปยังประเทศผู้ซื้อใดพร้อมส่งตัวอย่างสินค้าที่ผลิตเพื่อวิเคราะห์ด้วย เจ้าหน้าที่จะพิจารณาตามมาตราฐานของประเทศที่ส่งไปก่อนที่จะออกหนังสือรับรองให้เช่นตัวอย่างต่อไปนี้
- ใบรับรองคุณภาพมาตราอาหาร : Analysis and Health Certificate
- ใบรับรองปริมาณสารปรอท : Mercury Certificate
- ใบรับรองอาหารสดแช่แข็งส่งไปยังประเทศฝรั่งเศส : Health Certificate Model I
- ใบรับรองอาหารกระป๋องส่งออกไปยังประเทศฝรั่งเศส : Health Certificate Mode II
- ใบรับรองคุณภาพอาหารแห้ง และ อื่น ๆ : Health Certificate Mode II
กรมวิชาการเกษตร กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ เป็นอีกหน่วยงานหนึ่งของทางราชการที่สามารถให้การรับรองคุณภาพอาหารและผลิตภัณฑ์ทางการเกษตร มีวัตถุประสงค์ให้บริการวิเคราะห์ตรวจสอบและออกใบรับรองคุณภาพอาหารและผลิตเกษตร , เพื่อการส่งออกให้ได้มาตราฐานและคุณภาพตรงตามมาตราฐานของนานาประเทศ และเพื่อลดปัญหาการเกษตรของไทยอีกด้วย ผู้ผลิต หรือ ผู้ส่งออก สินค้าในกลุ่มอาหารและผลิตภัณฑ์ควรศึกษาข้อมูลได้ที่ กองเกษตรเคมี กรมวิชาการเกษตร กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ตัวอย่างเอกสาร “หนังสือรับรองคุณภาพอาหาร” ที่ออกให้หน่วยงานที่กล่าวมานี้
- ใบรับรองการตรวจสอบอาหารปนเปื้อน : SANITARY CERTIFICATE
- ใบรับรองผลการวิเคราะห์ทางเคมี : MYCOTOXIN CERTIFICATE
- ใบรับรองการวิเคราะห์ปริมาณสารพิษ : ANALYSIS CERTIFICATE
- ใบรับรองการตรวจปริมาณโลหะหนักฯ : HEAVY CERTIFICATE
ในปัจจุบันประเทศไทยมีหน่วยงานที่เกี่ยวกับการออกใบรับรองคุณภาพของสินค้าอยู่หลายหน่วยงานด้วยกัน ควรจะพิจารณาความเหมาะสมล่วงหน้าจะเป็นวิธีที่ดีที่สุด สำหรับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องมีดังนี้
- กรมวิทยาศาสตร์การแพทย์ กระทรวงสาธารณสุข
- กองเกษตรเคมี กรมวิชาการเกษตร กระทรวงการเกษตรและสหกรณ์
- กรมวิทยาศาสตร์การบริการ กระทรวงอุตสาหกรรม
- มหาวิทยาลัยมหิดล
- คณะวิทยาศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
- สถาบันค้นคว้าและวิจัยผลิตภัณฑ์อาหาร ของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์
- สภาวิจัยฯ
8. OCEAN BILL OF LADING ( B/L ) ( ใบตราส่งสินค้าทางทะเล )
เป็นเอกสารสำคัญที่สุด เมื่อมีการส่งสินค้าทางทะเล Bill of Lading เป็นใบรับรอง มอบสินค้าของบริษัทเรือที่ทำการส่งออก (ซึ่งจะอธิบายรายละเอียดต่อไป )
ใบตราส่งสินค้าทางทะเล เป็นเอกสารแสดงสิทธิในสินค้า และเป็นหลักฐานสัญญาของบริษัทเรือที่จะขนส่งสินค้าทางเรือ ของประเทศส่งออกไปยังท่าเรือปลายทาง ใบตราส่งสินค้ามีหลายชนิดดังนี้ คือ
9. CLEAN B/L คือใบตราส่งสินค้าที่บริษัทเรือไม่ได้บันทึกแจ้งข้อบกพร่องของสินสินค้า / หรือ การบรรจุหีบห่อ
10. NON-NEGOTIABLE OR STRAIGHT B/L
เป็นใบตราส่งสินค้าที่ยินยอมให้มีการส่งมอบให้แก้ผู้รับสินค้า (CONSIGNER )ที่ระบุไว้เท่านั้น จะโอนให้ผู้อื่นมารับไม่ได้
11. ORDER B/L
ใบตราส่งสินค้าที่ออก โดยมีการส่งมอบสินค้าตามคำสั่ง ( ORDER ) ปกติตามคำสั่งของผู้ส่งสินค้าหรืออาจเป็นลอย ๆ ซึ่งต้องมีการสลักหลังโดยผู้ส่งสินค้าเพื่อเป็นการโอนสิทธิ์ในสินค้าให้กับผู้ทรง ( HOLDER ) หรือผู้ที่ได้รับการโอนสิทธิ์ให้ โดยเจาะจงการสลักหลังใบตราส่งสินค้ามาถึงแล้วเท่านั้น
12. ORDER “ NOTIFY” B/L
เหมือนกับใบตราส่งสินค้าชนิด “ ORDER” เพียงแต่เพิ่มข้อความในใบตราส่งสินค้า ว่าเมื่อสินค้าถึงเมืองท่าปลายทางแล้ว ตัวแทนบริษัทเรือที่มีเมืองท่าปลายทาง จะแจ้งให้กับผู้รับสินค้าทราบการแจ้งนี้ไม่ถือเป็นการโอนกรรมสิทธิ์ ในสินค้านั้นให้กับผู้รับแจ้ง เพียงเป็นเรื่องแจ้งให้ทราบว่าสินค้ามาถึงแล้วเท่านั้น
เป็นตราสารแสดงสิทธิ์ของผู้ทรงและเปลี่ยนมือได้ (NEGOTIABLE INSTRUMANT) คือเป็นเอกสารแสดงสิทธิในสินค้าและโอนสิทธิต่อ ๆ กันได้ BILL OF LADING นี้ยังแบ่งออกเป็น
13. “ THROUGH” BILL OF LANDING เป็นใบตราส่งออกในกรณีที่การขนส่งทั้งทางบกและทางทะเล ซึ่งระบุการขนส่งไว้ตลอดทาง ปกติผู้รับขนส่งคนแรกจะเป็นผู้ออกใบตราส่งชนิดนี้
14. “RECEIVED FOR SHIPMENT” BILL OF LANDING เป็นใบตราส่งสินค้าชนิดที่มีลักษณะเป็นเพียงสัญญาแสดงว่าได้รับการสินค้าไว้เพื่อจะทำการขนส่ง แต่ยังไม่เป็นที่แน่นอนว่าสินค้าได้ขึ้นเรือลำที่ระบุไว้เป็นการเรียบร้อยแล้ว
15. “SHIPPED ON BOARD ” BILL OF LADING เป็นใบตราส่งซึ่งแสนดงว่าสินค้าได้ขึ้นเรือระวางเรือเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
16. “CHARTER PARTY ” BILL OF LADING เป็นใบตราส่งที่ผู้รับขนได้เช่าเรือของผู้อื่นมารับทำการขนส่งสินค้าซึ่งระบุเงื่อนไขให้สัญญาขนส่งติดแยกจากใบตราส่งชนิดอื่น
17. THE COMMERCIAL INVOICE ( ใบกำกับสินค้าหรือบัญชีราคาสินค้า )
มีสาระสำคัญในใบกำกับสินค้า ควรตรวจสอบให้ถูกต้อง มีที่น่าสนใจอีกคือ
- สินค้าในใบกำกับสินค้า จะต้องไม่แสดงว่าเป็น “สินค้าที่ใช้แล้ว” ( USED ) “ สินค้าที่เปลี่ยนแปลงแก้ไขใหม่ ” ( REBUILT ) หรือ “ สินค้าที่เปลี่ยนมือ ” ( SECONDHAND) เว้นแต่เลตเตอร์ออฟเครดิตจะอนุญาตไว้โดยเฉพาะใบกำกับสินค้าจะต้องมีการประทับตรารับรองอย่างถูกต้องตามกฎหมายโดยสถานฑูต หรือ กงสุลที่เกี่ยวกับ ถ้าเลตเตอร์ออฟเครดิตระบุไว้ เครื่องหมายและตัวเลขบนหีบห่อ ( SHIPPED MARKS & NUMBERS ) ในใบกำกับสินค้าจะเหมือนกับใบตราส่ง ( BILL OF LADING ) และ / หรือ เหมือนกับเอกสารการส่งสินค้าอื่น ๆ และ / หรือ เหมือนกับเครื่องหมายหีบห่อ และตัวเลขที่กำหนดไว้ในเลตเตอร์ออฟเครดิต ใบกำกับสินค้า จะต้องไม่รวมค่าใช้จ่ายพิเศษอื่น ๆ เช่น ค่านายหน้า (COMMISSION )
ค่าเก็บรักษาสินค่า ( STORE CHARGES ) ค่าโทรเลข (CABLE CHARGES ) ค่าธรรมเนียม ในการส่งสินค้าล่าช้ากว่าที่กำหนด ( DEMURRAGE ) เป็นต้น เว้นแต่เลตเตอร์ออฟเครดิตที่จะกำหนด
- ถ้ายังไม่มีการยื่นใบกำกับสินค้าชนิดชั่วคราว ( PROVISIONAL INVOICE ) ธนาคารจะไม่รับใบกำกับสินค้าชนิดชั่วคราว ยกเว้นแต่เลตเตอร์ออฟเครดิตที่กำหนดไว้
- ถ้าเลตเตอร์ออฟเครดิตอนุญาตให้มีการส่งสินค้าเป็นบางส่วน ( PARTIAL SHIPMENTS ) มูลค่าของสินค้าในกำกับสินค้าจะต้องได้สัดส่วนกับจำนวนสินค้าที่แบ่งส่งนั้น
18. CUSTOMS INVOICE ( ใบกำกับสินค้าของศุลกากร )
ในทางประเทศจะกำหนดให้ใช้ใน CUSTOMS INVOICE โดยเฉพาะอย่างยิ่งประเทศในเครือจักรภพอังกฤษ และ ประเทศในอัฟริกาบางประเทศ
ลักษณะของใบ CUSTOMER INVOICE คือ ใบกำกับสินค้า ( OFFCIAL INVOICE ) ที่จะต้องเตรียมเป็นฟอร์มพิเศษ ออกโดยผู้มีอำนาจทางศุลกากรระบุราคาสินค้าทางศุลกากรเพื่อสะดวกในการคำนวณภาษีปกติรายการสินค้า แต่ละชนิดจะแยกราคาสินค้าระหว่างเรือและค่าเบี้ยประกันออกจากกัน
ตัวอย่างประเทศที่ใช้ในใบกำกับสินค้าของศุลกากร หรือ CUSTOMER INVOICE นี้ ได้แก่แคนาดา,ฟิจิ, ชามัว, แซนเนีย , กานา ไนจีเรีย และ อิสราเอล
สำหรับ CANADA CUSTOMER INVOICE นั้นกรมศุลกากรแคนาดาได้มีการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดและแบบฟอร์มแบบใหม่โดยมีผลบังคับใช้ตั้งแต่ วันที่ 1 มกราคม 2528 เป็นต้นมา กรมศุลกากรแคนาดาไดแจ้งรายละเอียดในการกรอกแบบฟอร์มใหม่นี้สรุปสาระสำคัญดังนี้
- การส่งสินค้าไปยังแคนนาดา เพื่อการค้าทั้งหมดหากมีมูลค่าเท่ากัน หรือสูงกว่า 800 เหรียญแคนาดา ( เดิมกำหนด 500 เหรียญแคนนาดา ) แล้วจะต้องส่งเอกสาร CANADA CUSTOMER INVOICE ซึ่งระบุรายละเอียดตามแบบที่กรมศุลกากรกำหนดไว้
- CUSTOMER INVOICE ของแคนนาดาอาจจัดเตรียมได้ทั้งผู้ส่งออก หรือผู้นำเข้า หรือตัวแทนจำหน่าย
- รายละเอียดในใบ CUSTOMER INVOICE จะต้องระบุชื่อผุ้ซื้อและผู้ขายสินค้าแยกรายละเอียดของราคาสินค้าออกจากค่าขนส่งค่าบรรจุหีบห่อ เพื่อส่งออกให้ชัดเจน โดยปกติการใช้ CANADA CUSTOMER INVOICE
19. CONSULAR INVOICE (ใบกำกับสินค้าของกงสุล )
กฎเกณฑ์การนำเข้าของบางประเทศ กำหนดไว้จะต้องมีใบกำกับสินค้า ซึ่งรับรองโดยสถานฑูตของคนที่ตั้งอยู่ในประเทศของผู้ขาย เพื่อรับรองราคา ดังนั้น จึงขอให้สถานฑูตกงสุลเป็นผู้ออกใบกำกับราคา ซึ่งต้องเสียค่าธรรมเนียม ให้สถานกงสุลตามระเบียบนั้น สาระสำคัญที่ควรเป็นข้อสังเกตในแบบฟอร์มนี้ ได้แก่
- แบบฟอร์มใบกำกับราคาสินค้าสที่ออกดดยสถานกงสุลต้องได้รับการประทับตราทางราชการ และลงนาม โดยสถานกงสุลของประเทศที่นำเข้า เว้นแต่เลตเตอร์ออฟเครดิตจะอนุญาตให้ใบกำกับราคาสินค้านั้น ๆ ออกโดยสถานกงสุลของประเทศพันธมิตรอื่น ๆ
- จะต้องกรอกข้อความที่ต้องการลงในช่องว่างที่กำหนดให้สมบูรณ์ ในบางประเทศ จะคิดค่าปรับสำหรับการละเว้นการเติมข้อความในแบบฟอร์มนั้นด้วย
- ต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อความใน CONSULAR FORMS ถ้าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงจะต้องมีหนังสือของสถานกงสุลนั้นกำกับ หากไม่มีหนังสือกำกับ บางประเทศอาจคิดว่าปรับได้
ตัวอย่างประเทศที่ใช้ใบกำกับสินค้าของกงสุล เช่น ประเทศโบลิเวีย ซึ่งจะเรียกว่า OFFICIAL COMERCIAL INVOICE นอกจากนี้มี 4ประเทศที่ใช้และต้องแปลเป็นภาษาสเปน ได้แก่ สาธารณรัฐโดมินิกัน ฮอนดูรัส , ปารากวัย และ ปานามา (ซึ่งใช้ทั้งภาษาอังกฤษและสเปน ) โดยปกติจะใช้สำเนา 3-5 ฉบับ
20. F.T. 1 ( Foreign Transaction ) แบบธุรกิจต่างประเทศ ธ.ต. 1
ธ.ต. 1 คือแบบพิมพ์ของธนาคารแห่งประเทศไทย ตาม พรบ. ควบคุมการแลกเปลี่ยนเงิน พ.ศ. 2485 เป็นรายงานการส่งออก ๖ใช้สำหรับการส่งออกที่มีมูลค่าครั้งละเกินกว่า 500,000 บาท ) ซึ่งผู้ส่งออกเป็นผู้ยื่นประกอบใบขนสินค้าขาออกโดยจัดทำ 2 ฉบับ คือ 1.) ต้นฉบับ 2.) สำเนา แบบพิมพ์ ธ.ต. 1 นี้ขอรับได้จากกรมศุลกากร และไม่ต้องมีการรับรองจากธนาคารพาณิชย์
21. CERTIFICATE OF FUMIGATION (ใบรับรองการรมยา)
สำหรับสินค้าทุกชนิดที่เป็นผลิตภัณฑ์จากพืช เพื่อเป็นการทายศัตรูพืชทุกชนิดนอกจากนั้น เป็นการทำลายเชื้อราต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ระหว่างการขนส่งสินค้า ดังนั้นกรรมวิธีการรมควันจึงเป็นการป้องกันที่ต้นเหตุได้อย่างดี
22. CUSTOMS ENTRY FORM (ใบขนสินค้าที่ใช้ทางศุลกากรของแต่ละประเทศ)
ซึ่งจะมีใช้ทั้งการนำสินค้าเข้าและการส่งสินค้าออก โดยแต่ละประเทศจะกำหนดขึ้นใช้ตามความหมาะสม เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบพิธีการ ชำระภาษีอากร และการตรวจปล่อยสินค้า จากการอารักขาของศุลกากร ปัจจุบันใบขนส่งสินค้าของกรมศุลกากรของไทยได้ใช้แบบอย่างตามเอกสารกระทัดรัดและสะดวกต่อการเก็บรักษาอีกด้วย
23. PHYTOSANITARY CERTIFICATE (ใบรับรองการปลอดโรคและศัตรูของพืชทุกชนิด)
เพื่อเป็นการป้องกันการแพร่ระบาดของโรคพืชต่าง ๆ เอกสารชนิดนี้ออกโดยหน่วยงานของรัฐซึ่งได้รับการรับรองจากนานชาติ สำหรับกรรมวิธีการปฏิบัตินั้นอาจใช้บริการ ศึกษาได้จากหัวข้อ การส่งออก สินค้าเกษตร
24. CERTIFICATE OF ANALYSIS (ใบวิเคราะห์สินค้า)
เป็นเอกสารแสดงการตรวจสอบสินค้าทางวิทยาศาสตร์ ให้ทราบถึงส่วนผสมต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสินค้าและให้การรับรองเป็นเอกสาร ถ้าเป็นอาหารที่บริโภคได้ก็จะวิเคราะห์ออกมาว่าไม่มีสิ่งเจือปนที่เป็นพิษตามหลักเกณฑ์สากล หรือมาตรฐานที่แต่ละประเทศกำหนด ถ้าเป็นเคมีภัณฑ์ก็แยกออกมาให้ทราบถึงส่วนผสมที่มีอยู่ เพื่อสะดวกแก่การนำสินค้าดังกล่าวเข้าประเทศ
25. CERTIFICATE OF VACINATION (ใบรับรองการฉีดวัคซีน)
ซึ่งใช้กับสิ่งมีชีวิตที่เป็นสินค้าทุกชนิด เพราะสิ่งมีชีวิตเหล่านั้นอาจเป็นพาหะนำโรคไปเผยแพร่ทุกประเทศจึงมีการเข้มงวดกวดขันป้องกัน การจะนำพาหรือส่งออกเป็นสินค้าจำเป็นต้องมีหนังสือรับรองการปลอดโรค ผู้ซื้อจึงจะสามารถนำเข้าประเทศได้
26. INSURANCE CERTIFICATE (ใบรับรองการประกันภัย)
การประกันภัยเป็นส่วนสำคัญของการค้าระหว่างประเทศ คือสินค้าได้รับการคุ้มครองความเสียหายจากภัยที่เกิดขึ้นจากการขนส่งสินค้าตั้งแต่ต้นทางจนถึงปลายทาง หลักฐานเอกสารที่สำคัญก็คือ สัญญาประกันภัย ที่เรียกว่า กรมธรรม์ เป็นสัญญาที่ผู้รับประกันตกลงยินยอมประกันความเสียหายที่เกิดขึ้นจากภัยต่าง ๆ ตามที่ระบุไว้ในกรมธรรม์ โดยผู้เอาประกันจะจ่ายค่าเบี้ยประกันให้ผู้รับประกันตามอัตราที่ตกลงกัน สำหรับสัญญาประกันภัย หรือกรมธรรม์ แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ
กรมธรรม์ที่กำหนดมูลค่าของสินค้าในการขนส่งแต่ละเที่ยว ตามมูลค่าสินค้าที่ตกลงซื้อขาย และคิดเพิ่มอีก 10% นั่นเอง สำหรับหลักฐานทางเอกสารที่ออกให้ก็คือ กรมธรรม์ประกันภัย (INSURANCE POLICY)
กรมธรรม์เปิด OPEN POLICY OR OPEN COVER หรือจัดให้มีกรมธรรม์ลอยที่เรียกว่า FLOATING INSURANCE หมายถึงการซื้อขายสินค้ารายใหญ่ที่ต้องมีการส่งมอบกันหลายเที่ยว ย่อมไม่สะดวกในการแจ้งบริษัทประกันภัยทุกครั้งที่ส่งไปจึงนิยมใช้แบบกรมธรรม์เปิดหรือกรมธรรม์ลอย และยังเป็นการประหยัดค่าธรรมเนียมพร้อมอากรแสตมป์อีกด้วย ที่สำคัญก็คือ ได้รับความคุ้มครองโดยอัตโนมัติสำหรับสินค้าที่ส่งไปทุกเที่ยวจนกว่าจะหมดตามสัญญา ดังนั้น สินค้าที่ส่งไปแต่ละเที่ยวบริษัทผู้รับประกันจึงออก หนังสือรับรองประกันภัย INSURANCE CERTIFICATE แทนกรมธรรม์ให้เท่านั้น
ใบรับรองการประกันภัย (INSURANCE CERTIFICATE) เป็นเอกสารที่สำคัญในการนำเข้าตามกฎเกณฑ์ของบางประเทศที่ต้องแนบไปด้วย ในเงื่อนไขการซื้อขายของราคา ซี.ไอ.เอฟ. (CIF) เช่น ประเทศสหรัฐอเมริกา แคนาดา และบางประเทศในยุโรป เป็นต้น
27. PACKING LIST (ใบรายการบรรจุหีบห่อ)
เป็นเอกสารที่สำคัญอย่างหนึ่งซึ่งแสดงให้ทราบถึงการบรรจุสินค้าลงไปในบรรจุภัณฑ์ที่ใช้ในการขนส่งระหว่างประเทศ เพื่อสะดวกในการตรวจสอบสินค้าทั้งต้นทางและปลายทางสำหรับสินค้าปกติเจ้าหน้าที่ศุลกากรจะใช้วิธีการสุ่มตรวจตามอัตราส่วนที่เหมาะสม โดยจะไม่ทำการตรวจสินค้าทั้งหมดด้วยการเปิดหีบห่อ ซึ่งอาจทำให้บรรจุภัณฑ์และสินค้าเกิดการเสียหายหรือสูญหายได้ ดังนั้น ใบรายการบรรจุหีบห่อควรรายละเอียดให้เพียงพอ
28. SANITARY CERTIFICATE (ใบรับรองการตรวจสอบอาหารที่เป็นของสดหรือแช่แข็ง)
ใบรับรองประเภทนี้จะออกให้แก่ผู้ส่งออก เพื่อรับรองว่าผลิตภัณฑ์เกี่ยวกับสัตว์ที่ส่งออกไปปลอดโรคและสิ่งปนเปื้อนที่จะเป็นอัตรายต่อผู้บริโภค ทั้งนี้ต้องเป็นไปตามข้อกำหนดตามมาตรฐานหรือข้อกำหนดที่ประเทศผู้ซื้อกำหนดด้วย สำหรับหน่วยงานที่มีอำนาจออกหนังสือรับรองประเภทนี้เป็นไปตามส่วนที่เกี่ยวข้อง เช่น สินค้าประเภทสัตว์น้ำจะออกใบรับรองโดย กรมประมง เป็นต้น
ข้อสรุปในการจัดทำเอกสาร-เพื่อการส่งออกควรจัดทำไว้เป็น 2 ชุด
ชุดที่ 1. ใช้ในการผ่านพิธีการศุลกากรภายในประเทศ สำหรับสินค้าส่งออก ตามระเบียบของกรมศุลกากรทุกประเภท
ชุดที่ 2. เป็นชุดที่ต้องจัดส่งไปให้ผู้รับสินค้าปลายทาง หรือผู้ซื้อนั่นเอง ควรทำและจัดหาให้ครบตามที่ผู้ซื้อต้องการ หรือ ถ้าเป็นการขายสินค้าโดยมี แอล.ซี. ต้องตรวจสอบให้ครบถ้วนตามที่ L/C ได้กำหนดไว้ ซึ่งต้องลงรายละเอียดและหาข้อมูลตามเงื่อนไขโดยถูกต้องด้วย


ที่มา http://ethaitrade.com, วันที่ 20 ต.ค. 2552
http://www.logisticscorner.com/index.php?option=com_content&view=article&id=1263:-export-document-&catid=39:import-export&Itemid=85